Webáruházak rendeléseinek feladása | Csomagküldés

Egy sikeres webáruház nem létezhet hatékony logisztika nélkül. Az értékesítési folyamat ezen láncszeme legalább annyira fontos, mint például egy jó termék megalkotása vagy épp a vásárlók megszerzésére irányuló marketing eszközök és reklámok elkészítése. Hiszen hiába a jó termék, hiába a jó marketing, ha a megrendelt termék nem jut el időben és a megfelelő módon a vásárlóhoz, nemhogy profit nem keletkezik, még veszteség is keletkezik (csomagolás, szállítás, visszárukezelés és persze a vevő újra rendelésének elvesztése). Fontos tehát, hogy a logisztikára kellő figyelmet fordítson a webáruház üzemeltetője, mivel egy jól kialakított logisztikai folyamat nagyban megnöveli a mindennapi munka hatékonyságát, a megrendelések termékek kiszállításának gyorsaságát és főként a vásárlók elégedettségét.

A logisztikai folyamatok egyre összetettebbek lettek, hatékony működttésük már-már szakértelmet igényel, így kétféle lehetőséged van:

1. Rábízod a teljes folyamatot (termékeid raktározását, csomagolását, csomagfeladását, visszárukezelését és utánvét kezelését, stb.) egy erre szakosodott ún. fulfilment cégre. Az ilyen logisztikára szakosodott cégek mindent megcsinálnak helyetted.
2. Megtanulod (a Netpack logisztikai csapatának segítségével), ami a hatékony működtetéshez szükséges és magad csinálod a folyamat irányítását, logisztikáját. Ezt a megoldást általában Induló webshopok választják vagy olyan vállalkozások, akik nem szeretnék kiadni a kezükből a termékek kezelését (pl.: ékszereket, drágaköveket forgalmazó cégek), vagy akik olyan terméket értékesítenek, amit előre nem lehet elraktározni egy fulfilment céghez (pl.: egyedileg készített áruk), vagy ahol a visszaérkezett terméket olyan minőségellenőrzésnek kell alávetni, amihez a kereskedő szakértelme szükséges, vagy a kereskedő nem csak adott országon belülre forgalmaz, hanem egyéb EU tagállamokba is, ahova például a fulfilment cégnek nincs megfelelő logisztikája, illetve a több országos kiszolgálás egy központi raktárból történik, stb.. Szóval számos oka lehet annak, hogy a kereskedő maga végezze el a logisztikai feladatokat. Ha Te is olyan kereskedő vagy, aki nem szeretné kiadni a kezéből a logisztikai feladatokat, akkor olvasd tovább ezt a bejegyzést.

Mire kell figyelnie a webáruház üzemeltetőnek, ha maga szeretné elvégezni a logisztikai feladatokat, illetve maga szeretné irányítani a folyamatot?

A logisztikai folyamat elemei: 

1. Az áru megfelelő tárolása, raktározás
2. Megfelelő (kézbesítési) csomagolás kiválasztása
3. Csomagolást kitöltő anyagok és áruvédők
4. Megfelelő futárcég kiválasztása
5. Futárcég és webáruház összekapcsolása
6. Címkézés
7. Csomagkövetés
8. Visszáru kezelése
9. Készletkezelés

1. Az áru megfelelő tárolása, raktározás

Állagmegóvás: A raktározás során fontos szempont, hogy az áru állagának megóvása biztosított legyen. Ne ázzon el, ne érje erős napsugárzás, ne legyen penészes vagy dohos helyiségben, ne érje olyan terhelés, aminek hatására sérül a csomagolás, stb.. egyszóval olyan környezetet kell teremteni, ahol a termék a raktárba érkezéskori állapotát a továbbiakban is biztosítani lehet.
Megjegyzés: fontos a megfelelő tárolórendszer használata is, hiszen amellett, hogy egy megfelelő terhelhetőségű és megfelelő módon elhelyezett (pl.:) polcrendszer nagyban hozzájárul az áru állagának megóvásához, nagyban támogathathatja a hatékony csomagolást is (az árunak gyorsan és könnyen hozzáférhetőnek kell lennie).

Áruvédelem és biztonság: Az állagmegóvás mellett fontos megemlíteni a biztonságot is. Az áruba fektetett tőke biztonságát részben megfelelő betörés és lopás elleni védelemmel, részben pedig megfelelő biztosítással lehet “garantálni”, hiszen egyrészt nem létezik 100%-os fizikai védelem, másrészt gondolni kell egyes fizikai elemek okozta károkra is, mint tűzeset, vízkár vagy viharkár. Ezek az események nem várt károkat okozhatnak, de egy előre átgondolt és megfizethető biztosítással elkerülheted a katasztrófát.
Abban az esetben, ha a raktár nem a sajátod, hanem bérelt ingatlanról van szó, érdemes megkérdezni a bérbeadót, hogy rendelkezik-e ezen biztosításokkal. Az elemi károk (víz, tűz) elleni biztosítás jellemzően a bérbeadó feladata, az áru biztosítása pedig a bérlőé, de nem ritka az sem, amikor a bérbeadó az ún. idegen árut (azaz, ami a bérlője által ott tárolt áru) biztosítja. Érdemes ezeknek utána járni még a bérleti szerződés megkötése előtt.
Legyen szó tehát akár fizikai áruvédelemről, akár elemi károk elleni védelemről, érdemes megfelelő biztonsági, illetve biztosítási szakember segítségét igénybe venni.

Balesetvédelem: Bár nem az áru védelméhez tartozik, de mivel kiemelten fontos szempont, meg kell említeni a raktári, csomagoló munkát végző munkatársak egészségének és épségének védelmét is. Ennek kapcsán fontosnak tartom megemlíteni a nehéz áruk kezelését. A nagyobb futárcégek, mint pl. a DPD is, a futárok egészségének védelme érdekében 31,50 kilogrammra csökkentette a csomagonkénti maximális tömeget. Persze a raktárban a csomagokat kezelő személy fizikai képességeihez mérten ez a tömeg lehet több vagy akár kevesebb is, de mindig figyelni kell arra, hogy az áru kézi erővel történő mozgatása során biztosított legyen a sérülméntesség. Bizonyos esetekben megfelelő eszközöket is érdemes beszerezni (különféle árumozgatók) és ügyelni kell az áru leszedése is biztonságosan kivitelezhető legyen (pl.: megfelelő stabilitású és magasságú polcrendszer).

2.) Megfelelő (kézbesítési) kézbesítési csomagolás kiválasztása

A megfelelő csomagolás kiválasztásának több szempontból is jelentősége van. Egyrészt egy rosszul megválasztott csomagolást a futárcég is visszautasíthat (pl. ha amorf formájú, nem pakolható csomagolást nem szállít a futár), másrészt okozhatja az áru sérülését, sőt akár más, mellette szállított áruk sérülését is (pl: folyékony áruk esetén, ha eltörik a folyadékot tároló üveg/tartály), ami a saját áru elvesztésén felül további kárigényt is megalapoz a futárcég részéről (neked kell kifizetni más kereskedők csomagjában keletkezett kárt is, ha a kárt a te “csomagod” okozta). Harmadrészt pedig ott van magának az árunak a sérülése. Például, ha nem használsz a dobozon belül kitöltő anyagot, a termékeid egymásnak verődnek és sérülhetnek vagy kitöltő anyag hiányában egy gyenge dobozfalú csomag más csomagok súlya alatt összenyomódik, ami által sérülhet a terméked gyári csomagolása vagy akár maga a termék is.
Ha megfelelő csomagolással szeretnéd a termékeidet eljuttatni a vásárlóidhoz, első lépésben mindig olvasd el annak a futárcégnek a csomagolással kapcsolatos elvárásait és javaslatait, aki a csomagot szállítani fogja, második lépésben pedig böngéssz kicsit a Google-ban, mert remek csomagolási ötleteket találni. Ha elakadsz, keress fel minket és segítünk 🙂
Amennyiben az általad forgalmazott terméket nem a saját (gyári) csomagolásában adod fel (csak simán egy címkét rátéve), hanem további csomagolóanyagra is szükséged van, a termékeid méretéhez, illetve az átlagosan megrendelt termékek mennyiségéhez igazodva érdemes többféle méretű -és esetleg állagú- csomagolóanyagot (tasakot, papír dobozt) beszerezni. Arra is érdemes felkészülni, hogy az évnek bizonyos időszakaiban (főként az év vége) hiánycikk lehet például a papírdoboz, így ennek beszerzését érdemes előre, akár már szeptember-október hónapokban elvégezni.

3. Csomagolást kitöltő anyagok és áruvédők

Hasznos, ha a csomag belsejében nem mozognak szabadon a termékek, hiszen ha nincs kitöltve belülről a csomagolás az egyrészt gyengítheti a csomagolást (gyengébb papírdoboz összenyomódhat, ha rátesznek egy nehezebb csomagot), másrészt az áru ide-oda verődve sérülhet. Használj csomagkitöltő anyagokat. Leggyakrabban alkalmazott kitöltő anyagok a papír és különféle (most már leginkább öko) kitöltő “golyók”. Folyékony termék (pl.: üveges bor vagy olaj) esetén érdemes speciális üvegvédő fóliát (levegővel felfújt fólia) beszerezni, vagy kisebb üvegek esetén megteszi egy vastagabb polifoam tekercs is az üveg körül.

4. Megfelelő futárcég kiválasztása

Talán az egyik legfontosabb ponthoz érkeztünk. Bár sokan gondolhatják azt, hogy mindegy milyen futárcég viszi el a csomagot, hiszen a lényeg, hogy célba érjen és a vevő megkapja azt és persze mindezért a legjobb, ha a lehető legkevesebbet fizetjük. Persze ebben is van némi logika és ez alapján is választhatsz futárt, de nem javaslom.
Miért nem mindegy, hogy milyen futárt választasz?

• Szállítható áruk: Lehet, hogy az általad választott futárcég nem szállítja az általad forgalmazott termékeket. A futárcégek mindegyike rendelkezik úgynevezett tiltott termékek listával, ami meghatározza, hogy milyen termékeket szállít és mit nem. Ezen kívül vannak bizonyos termékek (pl nemesfémek, ékszerek), amiket jogszabály alapján nem szállíthat bárki.
• Az áru fizikai paraméterei (súly és méret): a szállítandó áru mérete és/vagy súlya alapvetően korlátozhatja, meghatározhatja azt, hogy melyik futár szállítja majd a csomagot. A futárcégek mindegyike meghatározza a maximálisan szállítható súlyt és méretet, amit még elszállít, felette pedig vagy felárat számítanak fel, vagy visszautasíthatják a kézbesítést. Ha 31,50 kg feletti és/vagy nagyobb terjedelmű csomagjaid vannak, érdemes tehát utána nézni, melyik futár tudja azokat elszállítani.
• A futár (megjelenése, viselkedése): Nem mindegy, hogy kire bízod a csomagjaidat, hiszen azokat a futár adja át a vásárlónak házhoz történő szállítás esetén, illetve biztosítja az érintésmentes átvételt egy csomagautomatából. A vásárló átvétellel kapcsolatos élménye, tapasztalása nagyban befolyásolja a webáruházról kialakított képét is, így azt is, hogy a jövőben újra vásárol majd nálad vagy sem. A futár tulajdonképpen a webáruházad egyfajta “képviselője”.
• Szállítási határidő: Fontos, hogy a csomagod mielőbb, vagy a vásárló által kért időpontban megérkezzen a vásárlóhoz. Ennek alapfeltétele, hogy a csomag a megfelelő időben a futárhoz kerüljön, majd további feltétele, hogy a futárcég időben szállítsa ki a csomagot a vásárlóhoz. Napjainkban már elvárás (raktáron lévő termékek értékesítése esetén), hogy a csomag 1-2 munkanapon belül, épségben megérkezzen a vásárlóhoz.
• Csomagátvétel időpontjának és/vagy helyszínének korrekciós lehetősége: Előfordulhat, hogy a vásárlód a tervezett csomagátvételi időpontban mégsem tud a rendelésnél megadott címen tartózkodni, vagy esetleg a csomagot adott időpontban egy másik címen szeretné átvenni. Ha olyan futárcéget választasz, amelyik megfelelő időben értesíti a címzettet az eredeti kézbesítés paramétereiről és arról, hogy adott esetben van módosítási lehetősége is, csökkentheted a visszárut és az elégedetlen vevők számát.
• A webáruháznak és futárcég címkenyomtató szoftverének összekapcsolása: Nem biztos, hogy az általad választott legolcsóbb futárcég összekapcsolható a webáruházaddal, így minden egyes rendeléshez egyenként átmásolva kellene a vevőid adatait a futár címkenyomtató szoftverébe rögzíteni. Így rengeteg időt veszítesz teljesen feleslegesen, ráadásul kiteszed magad annak, hogy hibásan másolsz át adatokat. Persze megteheted, hogy felkérsz egy programozót, hogy készítse el neked az összeköttetést, de ez egyrészt sok időt, másrészt több százezer forint extra kiadást is jelenthet számodra. Ideális esetben a webáruház adminisztrátora gombnyomásra elindítja a címkenyomtatást a webáruházából vagy egy csomamenedzser szoftverből (mint amilyen a Netpack szoftver is), amire azonnal visszakapja a címkét PDF-ben, így azonnal nyomtathatja is azt.
• Időablak: fontos, hogy vásárlóid elégedettek legyenek, ezért nem elhanyagolható, hogy a szállítás napján mennyit kell várniuk a futárra. A futárcégek eltérő időablakkal (időtartam, amit a futárcég megjelöl a kézbesítéshez) dolgoznak, így például az MPL 8 órás, a GLS 4 órás, a DPD 1 órás időablakkal szolgáltat. Ez azt jelenti, hogy amikor az MPL értesíti a vevődet, hogy viszi a csomagot, csak azt tudja vele közölni, hogy valamikor reggel 8 és délután 4 óra között viszi a csomagot, míg a DPD esetén ez sokkal pontosabban, például reggel 8-9 között érkezik a csomag. Egyes célpiacok, mint például a kismamák, kifejezetten előnyben részesítik az 1 órás időablakot, hiszen igazodni kell az etetésekkel és egyéb teendőkkel)
• Visszárukezelés: értékesítési mód, fizetési mód, termék és még sok egyéb dolog befolyásolhatja, hogy mennyi lesz a visszáru (visszautasított vagy sikertelen kézbesített csomagok). A visszáru jelentős többletköltséget jelent számodra, hiszen a szállítási díjon felül újból foglalkozni kell a csomaggal (ki kell csomagolni, készletre kell venni az árut), illetve a visszaküldött csomagok esetén jelentős terhelést okozhat a vállalkozásodnak (pl.: telefonos ügyfélszolgálat, aki a visszáru rögzítéssel foglalkozik), ráadásul a visszárukezelés módja jelentősen befolyásolhatja a visszatérő vevőid számát is, ezért fontos, hogy megfelelő technikai háttér mellett megfelelő visszáru stratégiával rendelkezz. Visszaküldött termékek esetén hasznos, ha a futárcég rendelkezik olyan online megoldással, ami integrálható a webáruházadba és amin keresztül a vevőid maguk tudják egyszerűen rögzíteni a visszárut, ezzel jelentősen tehermentesítve a vállalkozásod ügyfélszolgálatát (pl.: a DPD rendelkezik ilyen megoldással).

A sort még folytathatnám, hiszen ott van még a környezetvédelem (ebben a DPD az élen jár európa szerte), az áruk robotizált (automata) csomagközpontban történő kezelése (ez nagyban hozzájárul ahhoz, hogy a csomagok sérülésmentesen és gyorsan érjenek célba), stb.

5. Futárcég és webáruház összekapcsolása

Az előző pontban már volt szó arról, hogy már a futárcég kiválasztásánál ellenőrizni kell, hogy a kiválasztott futárcég rendelkezik-e olyan technikai megoldással, ami lehetővé teszi a webáruházad és/vagy egyéb csomagmenedzser szoftver összekapcsolását a futárcég szoftverével. A kapcsolatra több okból is szükség van. Az egyik ilyen ok, hogy nagyobb számú rendelésnél a hibák és felesleges időráfordítás elkerülése érdekében nem elfogadható, ha egy munkatársunk kézzel rögzíti fel a megrendelők adatait a futár címkenyomató felületére. Ennél egy fokkal jobb, ha a webáruházba érkező rendelések adatait egy xls táblázatba tudjuk exportálni, majd azt be tudjuk olvasni a futár címkenyomtató rendszerébe. Ennél a megoldásnál azonban már korlátokba is ütközhetünk, hiszen egyrészt nem biztos, hogy a webáruházadból készített xls export fájlt a futár címkenyomtató rendszere fogadni tudja (eltérő oszlopkiosztás gyakori). Láthatjuk tehát, hogy fix online összekapcsolás hiányában számos probléma léphet fel.
Manapság a legtöbb webáruház fejlesztő és futárcég is kialakítja a külső rendszerekkel való kapcsolódási lehetőséget (jellemzően API), ami lehetővé teszi, hogy a webáruházba érkező rendelésből akár gombnyomásra csomagcímke legyen készíthető. A nagyobb webáruházakra jellemző, hogy integrálták már a nagyobb futárcégeket, így ha webáruházat bérelsz valamilyen nagyobb cégtől, mint például az UNAS is, akkor a webshop és futárcég szoftverének összekapcsolásával nem kell foglalkoznod (ez csak néhány percet vesz majd igénybe). Ha olyan webáruház motorral rendelkező webshopot választasz, amihez nincs az általad választott futárcéghez adatkapcsolatot biztosító megoldása (API, bővítmény vagy egyéb megoldás), akkor egyedileg is készíthetsz ilyet. Egy-egy ilyen kapcsolat kiépítése általában 80-200 ezer forint között mozog, de funkciótól és egyéb technikai megoldásoktól függően akár ennek a többszörösét is elkérheti egy programozó cég.
Megteheted azt is, hogy ha a DPD-t választod, igénybe veszed a Netpack csomagmenedzser szoftverét, ami a normál – webáruházak által is biztosított- címkenyomtatáson kívül számos egyéb funkcióval is rendelkezik. A Netpack szoftver és a webáruházad összekapcsolása a mi feladatunk és az esetek 99%-ában a költségünk. A Netpack szoftveren keresztül nem csak a magyar DPD szolgáltatásait tudod igénybe venni, hanem egyéb EU-s tagállam DPD szolgáltatásait is (pl.: szlovák, román).

6. Címkézés

A webáruház fejlesztők egyre nagyobb gondot fordítanak arra, hogy a webáruházból egyszerűen legyenek nyomtathatók a csomagcímkék, azonban vannak olyan esetek, amikor nem biztos, hogy a webáruházból vagy a futárcég címkenyomtató szoftveréből való címkenyomtatás a legelőnyösebb megoldás.
Kiszervezett raktár: előfordulhat, hogy a webáruházad logisztikai folyamataiból csak a raktározást, csomagolást és csomagfeladást szervezed ki. Például ha egy viszonteladó cégtől szerzed be az árut, gyorsíthatja és olcsóbbá teheti a folyamatot, ha a megrendelt áru közvetlenül a nagykereskedésből kerül feladásra a vevő részére. Ehhez persze arra van szükség, hogy a viszonteladó részére mindent előkészítés (címke, csomagonkénti árukiszedési jegyzék). A Netpack csomagmenedzser szoftver lehetővé teszi, hogy a címkenyomtatást 1-2 gomb megnyomására megtörténjen, ráadásul egy kiszedési jegyzéket is készít a szoftver, így a csomagolással megbízott személy gyorsan és könnyen összeállíthatja a csomagot, amiért aztán megy a futár, amit te rendeltél meg.
Saját raktár, munkatárs korlátozott hozzáférésével: abban az esetben, ha van egy munkatársad, aki a raktározással és csomagolással kapcsolatos feladatokat végzi egy külsős raktárban (máshol, mint ahol te tartózkodsz), akire nem szeretnél más feladatokat bízni, csak a rendelések kezelése, csomagolás és csomagfeladás valamint a visszáruk kezelése, akkor szükséged lesz egy olyan felületre, ahol korlátozottan, csak ezen feladatok elvégzéséhez kapcsolódó információkat és funkciókat éri el a munkatársad. A Netpack csomagmenedzser szoftver rendelkezik ilyen opcióval. A címkenyomtatás, árukiszedés és a visszaérkező csomagok kezelése szinte gombnyomásra működnek, a végletekig leegyszerűsítve a raktáros kolléga munkáját.

7. Csomagkövetés

A csomagkövetést minden futárcég elérhetővé teszi valamilyen online weboldalon keresztül, ahol a csomagszám kézzel történő beírását követően megkapjuk a csomag aktuális státuszát és helyzetété, viszont tömeges csomagkezelés esetén fontos lehet, hogy biztosított legyen futárcég részéről olyan -tömeges csomagkövetést biztosító- mgoldás (pl: API), amin keresztül nem csak egyenként lehet ellenőrizni a csomagokat, hiszen több száz csomag esetén ez egy egész ember teljes munkanapját is igénybe veheti. A csomagok aktuális státuszának ismerete több szempontból is fontos lehet a kereskedő szempontjából, főleg akkor, ha a csomag nem az ideális kézbesítési folyamaton megy keresztül, így például hibás címkézés vagy sérülés miatt elakad a csomag (nem lehet kézbesíteni, megsérül vagy a címzett visszautasítja a csomagot). A Netpack csomagmenedzser szoftverét felkészítettük a tömeges csomagkezelésre, így az automata csomagfrissítésre építve van egy 24 órás riasztás funkció, ami jelzi, ha a csomagfelvételt követő 24 órán belül nem történt meg a csomag sikeres kézbesítésre (ezek között lehetnek azok a csomagok, amik elakadtak, a címzett kérésére későbbi kézbesítésre lettek jelölve, stb.). Emellett fejlesztettünk egy visszárus csomagok kezelését lehetővé teveő modult, ami jelzi, ha a csomag sikertelen kézbesítés (nem található a cím, visszautasították, stb.) miatt visszárura lett jelölve.

8. Visszáru kezelése

Kétféle visszáru létezik: az egyik a csomag sikertelen kézbesítése (átvétel visszautasítása, nem található a címzett, sérült a csomag, stb.) esetén keletkező visszáru, a másik pedig a címzett által már átvett és utána visszaküldött csomag.
A sikertelen kézbesítés esetére hasznos, ha rendelkezel egy szoftverrel, ami időben jelzi számodra a visszáru tényét és okát, így esetleg időben tudsz lépni (és így a csomagodat visszafordítva mégis csak át tudja azt venni a címzett). A Netpack csomagmenedzser szoftverünk rendelkezik egy visszáru menedzsment megoldással, ami segít a visszárus csomagok számának csökkentésében és a visszáru okának dokumentálásában.

9. Készletkezelés

A készletkezelés fontos része lehet a logisztikai folyamatoknak, hiszen előfordulhat, hogy a készlet pontos ismeretének hiánya miatt nem tudsz terméket eladni. Ilyen például az az eset, amikor a webshopod készlet információja szerint épp elfogyott az árud, ezért a wbáruház (beállítástól függően) vagy meg sem jeleníti a terméket a megvásárolható termékek között, vagy azt a téves információt adja, hogy a termék nincs készleten, közben pedig a folyamatban lévő visszárus csomagokban ott van a termék. A Netpack csomagmenedzser szoftvere rendelkezik egy olyan készletfigyelő opcióval, ami kijelzi a kereskedő részére a visszárus csomagokban lévő készletet, így előre láthatjuk, milyen termékek érkeznek vissza a raktárba. Külön funkció segíti a visszaérkezett csomagokban lévő termékek készletre vételét is. egy egyszerű vonalkód olvasóval érkeztetve a csomagot (a futártól átvételkor vagy utána) a csomagban lévő termék újra készletre kerülnek, így csak fizikálisan kell őket a polcra visszahelyezni, egyéb dokumentálás nem szükséges (amennyiben a visszaérkezett áru sértetlen és újra eladható).